Was ist ein Wareneingangsschein?

Ein Wareneingangsschein ist eine Aufzeichnung über Waren, die ein Unternehmen von einem Lieferanten erhalten hat. Er belegt, dass die bestellten Artikel angekommen sind, und hält fest, in welcher Menge und in welchem Zustand. Der Käufer vergleicht damit die gelieferte Menge mit der bestellten. Im Englischen heißt das Dokument Goods Receipt Note (GRN).

Ein typischer Wareneingangsschein enthält den Namen des Lieferanten, Datum und Uhrzeit des Wareneingangs, Artikelbeschreibungen, Mengenangaben, Vermerke der Qualitätskontrolle und die Unterschrift des Empfängers. Er wird meist zusammen mit dem Lieferschein und der Rechnung verwendet: Einkauf, Lager und Buchhaltung aktualisieren damit den Bestand, klären Abweichungen mit dem Lieferanten und geben die Zahlung frei, wenn Bestellung, Wareneingang und Rechnung zusammenpassen.

Der Wareneingang an der Rampe

Ausgestellt wird der Wareneingangsschein vom Empfänger, sein Inhalt entscheidet sich aber an der Rampe, solange der Lkw noch dort steht. Der Mitarbeiter im Wareneingang zählt Packstücke oder Paletten gegen den Lieferschein, prüft den äußeren Zustand von Ware und Verpackung und unterschreibt erst dann. Fehlmengen und sichtbare Schäden gehören in diesem Moment auf die Frachtpapiere, nicht erst in eine spätere E-Mail.

Dafür gibt es rechtliche Gründe. Gegenüber dem Frachtführer gilt bei innerdeutschen Transporten § 438 HGB: Zeigt der Empfänger einen äußerlich erkennbaren Verlust oder Schaden nicht spätestens bei der Ablieferung an, wird vermutet, dass das Gut vollständig und unbeschädigt abgeliefert wurde. Für äußerlich nicht erkennbare Schäden bleiben sieben Tage; eine Anzeige nach der Ablieferung ist in Textform zu erstatten. Für grenzüberschreitende Transporte enthält Art. 30 CMR eine vergleichbare Regel, bei der Sonn- und Feiertage in der Siebentagesfrist nicht mitzählen.

Wareneingangsschein, Lieferschein und Abliefernachweis

Die drei Belege beschreiben dieselbe Übergabe aus verschiedenen Blickwinkeln. Der Lieferschein reist mit der Ware und sagt, was der Lieferant verschickt hat. Der Wareneingangsschein ist der interne Beleg des Empfängers darüber, was tatsächlich angekommen ist; er bleibt meist im Lager oder im ERP-System. Der Abliefernachweis (POD) ist das, was der Frachtführer mitnimmt: der quittierte Lieferschein oder CMR-Frachtbrief, der zeigt, wer die Ware wann und wo übernommen hat.

Gegenüber dem Lieferanten zählt der Wareneingangsschein ebenfalls. Beim Handelskauf zwischen Kaufleuten muss der Käufer die Ware nach § 377 HGB unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen, soweit das nach ordnungsmäßigem Geschäftsgang tunlich ist, und einen Mangel unverzüglich anzeigen. Unterlässt er die Anzeige, gilt die Ware als genehmigt, es sei denn, der Mangel war bei der Untersuchung nicht erkennbar. Ein sorgfältig ausgefüllter Wareneingangsschein dokumentiert, dass und wann geprüft wurde.

Schwierig wird es, wenn die Belege einander widersprechen. Vermerkt der Wareneingang eine Fehlmenge auf dem Wareneingangsschein, quittiert aber die Frachtpapiere ohne Vorbehalt, spricht gegenüber dem Frachtführer zunächst die gesetzliche Vermutung gegen den Empfänger. Für Transportunternehmen heißt das umgekehrt: Achten Sie darauf, dass Abweichungen auf dem Papier stehen, das der Fahrer mitnimmt, und dass Schäden fotografiert werden. Wie es nach der Annahme mit Einlagerung und Bestandsbuchung weitergeht, beschreibt der Eintrag zur Lagerverwaltung; den größeren Zusammenhang bildet die Inbound-Logistik.