Nota de recepción de mercancías: qué es y qué contiene

Una nota de recepción de mercancías (en inglés goods receipt note, GRN) es el registro de la mercancía recibida de un proveedor. Confirma que los artículos pedidos han llegado y permite al comprador comparar la cantidad y el estado de lo entregado con lo que pidió. La redacta el comprador, normalmente en la recepción de su almacén, y es un documento clave de la logística de entrada.

Qué contiene una nota de recepción

• el nombre del proveedor y la referencia del pedido de compra
• la fecha y la hora de la recepción
• la descripción de los artículos y las cantidades recibidas
• las observaciones del control de calidad, como daños o faltas
• la firma de quien recibe

Se compara con el albarán y con la factura del proveedor para mantener el inventario al día y conciliar las cuentas. La usan sobre todo el almacén o la tienda, compras y contabilidad, porque en muchas empresas el pago al proveedor se libera cuando la mercancía consta como recibida.

La recepción en el muelle

La nota de recepción la escribe el comprador, pero su contenido se decide en el muelle, mientras el camión sigue allí. Quien recibe cuenta los bultos o los palés frente al albarán, revisa el estado exterior de la mercancía y del embalaje y solo entonces firma. Cualquier falta o daño debe constar en los documentos de transporte en ese momento, no en un correo posterior.

Reservas y plazos en el transporte internacional

En un transporte internacional por carretera, el Convenio CMR fija los plazos de las reservas (art. 30.1). Si el destinatario recibe la mercancía sin comprobarla con el transportista o sin formular reservas, se presume, salvo prueba en contrario, que la recibió tal como la describe la carta de porte. Las reservas por pérdidas o averías aparentes se hacen en el momento de la entrega; las de daños no aparentes, por escrito y dentro de los siete días siguientes a la entrega, sin contar domingos ni festivos. El número de palés de intercambio devueltos también se anota en los documentos.

Nota de recepción, albarán y prueba de entrega

Los tres documentos describen la misma entrega desde puntos de vista distintos. El albarán viaja con la mercancía y dice lo que envió el proveedor. La nota de recepción es el registro interno del comprador sobre lo que llegó de verdad, y suele quedarse en su almacén o en su ERP. La prueba de entrega (POD) es lo que se lleva el transportista: el albarán o la copia de la carta de porte firmados, que muestran quién recibió la mercancía, dónde y cuándo. Si en la nota de recepción consta una falta y los papeles del transportista se firman sin reservas, los registros se contradicen, y en esa diferencia empiezan muchas reclamaciones.