Potwierdzenie odbioru towarów (GRN): treść i kontrola

Potwierdzenie odbioru towarów (ang. goods receipt note, GRN) to dokument, w którym odbiorca zapisuje, jaki towar faktycznie otrzymał od dostawcy. Potwierdza, że zamówione pozycje dotarły, i pozwala porównać dostarczoną ilość oraz stan towaru z tym, co zamówiono. Treść dokumentu obejmuje zwykle:

• nazwę dostawcy,
• datę i godzinę przyjęcia,
• opis pozycji i ich ilości,
• uwagi z kontroli jakości,
• podpis osoby przyjmującej.

GRN zestawia się zwykle z dokumentem dostawy i fakturą, aby zapisy w magazynie, zaopatrzeniu i księgowości były zgodne. Dział zaopatrzenia wyjaśnia na jego podstawie braki i uszkodzenia z dostawcą, magazyn aktualizuje stany, a księgowość często zwalnia płatność dopiero wtedy, gdy przyjęcie jest zapisane.

Przyjęcie towaru na rampie

GRN wystawia kupujący, ale o jego treści decyduje to, co dzieje się na rampie, gdy ciężarówka jeszcze stoi. Magazynier liczy palety lub opakowania według dokumentu dostawy, ogląda zewnętrzny stan towaru i opakowań i dopiero potem podpisuje. Brak albo uszkodzenie trzeba wpisać do dokumentów przewozowych w tej chwili, a nie zgłaszać później e-mailem. Kontrola obejmuje też wymianę palet: liczbę oddanych palet również wpisuje się do dokumentów.

Przy międzynarodowym przewozie drogowym termin wyznacza konwencja CMR. Jeśli odbiorca przyjmie towar bez sprawdzenia jego stanu wspólnie z przewoźnikiem albo bez zastrzeżeń, przyjmuje się, że otrzymał go w stanie opisanym w liście przewozowym CMR, dopóki nie zostanie udowodnione coś innego. Zastrzeżenia co do widocznych braków i uszkodzeń zgłasza się najpóźniej przy wydaniu towaru, a co do niewidocznych na piśmie w ciągu siedmiu dni, nie licząc niedziel i dni świątecznych.

GRN, dokument dostawy i dowód dostawy

Trzy dokumenty opisują to samo przekazanie towaru, ale każdy z innej strony. Dokument dostawy jedzie z towarem i mówi, co wysłał dostawca. GRN jest wewnętrznym zapisem kupującego o tym, co naprawdę dotarło, i zwykle zostaje w jego magazynie albo systemie ERP. Dowód dostawy (POD) zabiera przewoźnik: to podpisany dokument dostawy albo egzemplarz listu CMR, który pokazuje, kto, gdzie i kiedy odebrał towar.

Jeśli magazynier zapisze brak w GRN, a dokumenty przewoźnika podpisze bez uwag, zapisy przeczą sobie nawzajem i właśnie w tym miejscu zaczyna się wiele sporów o odszkodowanie. Potwierdzenie odbioru zamyka logistykę przychodzącą po stronie kupującego, ale jest wiarygodne tylko wtedy, gdy zgadza się z tym, co podpisano przy ciężarówce.

Dla przewoźnika wniosek jest praktyczny. Jeśli przy rozładunku magazynier zgłasza braki albo uszkodzenia, kierowca powinien dopilnować, żeby te same uwagi trafiły z podpisem i datą do listu przewozowego albo dokumentu dostawy, a nie zostały tylko w wewnętrznym systemie odbiorcy. Wtedy obie strony pracują na tym samym zapisie, a ewentualna reklamacja dotyczy faktów opisanych na miejscu.