Nutzen Sie das volle Potenzial unserer Software mit unserem umfassenden Wissenszentrum, das detaillierte Informationen zu den Funktionen und Merkmalen der Software bietet.
PLANNER: Maut-, Kosten- & Lkw-Routenplanung
ORDERS: Auftragsverwaltung
ORDERS: Angebotsverwaltung
FLEET: Durchführung mit DriverApp
Dispoplan: Die Dispositionsplattform für Lkw
DRIVERAPP: Auftragsdurchführung & LKW-Navigation für Fahrer
Die Digitalisierung des Auftrags- und Angebotsmanagements bietet viele Vorteile. Sie optimiert den gesamten Prozess von der Auftragserstellung bis zur Planung und Ausführung, steigert die Effizienz und vereinfacht die Kommunikation sowohl intern als auch mit den Kunden. Diese Integration erleichtert schnellere, genauere Abläufe und verbessert die Kundeninteraktionen.
1. Transportauftrag aus dem Planner erstellen
Schritt 1: Auftragserstellungsprozess starten. Im → Planner-Modul klicken Sie auf die Schaltfläche "Neuen Auftrag erstellen" in der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfläche. Die Ansicht zur Auftragserstellung wird geöffnet.
Schritt 2: Auftragsdaten oder Dokumente hinzufügen. Fügen Sie nach Bedarf zusätzliche Daten oder Dokumente hinzu. Mehr dazu: Transportauftrag mit Stopps erstellen.
Schritt 3: Auftrag speichern. Speichern Sie den Auftrag, indem Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ in der unteren rechten Ecke klicken.
Der erstellte Auftrag wird in der Auftragsliste im → Auftragsmodul sichtbar sein. Dort können Sie den Status des Auftrags aktualisieren, während er verschiedene Phasen durchläuft, den Auftrag mit Ihrer Flotte oder relevanten Teammitgliedern zur Ausführung teilen und die Auftragsverlaufshistorie für Referenz- und Aufzeichnungszwecke nutzen.
Überprüfen Sie die eingegebenen Informationen, um Genauigkeit zu gewährleisten
Hinweis: Ist im Planner ein bestehender Auftrag geöffnet, finden Sie „Neuen Auftrag erstellen“ oben im Menü „Änderungen speichern“. Es legt einen separaten Auftrag an, der geöffnete Auftrag bleibt unverändert. Siehe 2. Bestehenden Auftrag im Planner bearbeiten, speichern und senden.
2. Bestehenden Auftrag im Planner bearbeiten, speichern und senden
Wenn Sie einen gespeicherten Auftrag im Planner öffnen, zeigt der Planner, welchen Auftrag Sie bearbeiten. Gespeicherte Änderungen landen in genau diesem Auftrag. Ein neuer Auftrag entsteht nur, wenn Sie „Neuen Auftrag erstellen“ wählen.
Auftrag im Planner öffnen
Schritt 1: Auftrag öffnen. Klicken Sie im → Orders-Modul in der Spalte Aktionen auf das Symbol „Route im Planner öffnen“. Der Planner öffnet sich mit der Auftragskarte über den Stopps: „Auftrag:“ mit der Referenz und dem Status, zum Beispiel „In Ausführung“.
Hinweis: Um zu einem anderen Auftrag zu wechseln, ohne den Planner zu verlassen, öffnen Sie oben rechts das Drei-Punkte-Menü (...) und wählen „Auftrag öffnen“. Im Auswahlfenster, das sich dann öffnet, filtern Sie nach Referenz oder Tourdatum und klicken auf den Auftrag. Zum Schließen klicken Sie auf das X der Auftragskarte („Auftrag entfernen“) oder wählen im selben Menü „Auftrag aus Planner entfernen“.
Schritt 2: Route ändern. Fügen Sie Stopps hinzu, verschieben oder entfernen Sie sie. Strecke, Zeit und Kosten werden dabei laufend aktualisiert.
Schritt 3: Änderungen speichern. Klicken Sie auf der Auftragskarte auf das Speichern-Symbol („Änderungen speichern“) oder öffnen Sie oben „Änderungen speichern“ und wählen „Änderungen speichern“. Die Ansicht „Auftrag bearbeiten“ öffnet sich, damit Sie die Auftragsdetails prüfen können. Klicken Sie dann auf „Speichern“.
Hinweis: Beim Speichern ändert sich der Auftragspreis nicht. Der Preis wird beim ersten Speichern mit dem Auftrag gespeichert und bleibt danach fest, unabhängig vom Auftragsstatus. Nach einer Routenänderung steht unter dem Preisfeld ein neuer Wert bei „Geschätzter Preis“. Prüfen Sie ihn und tragen Sie ihn als Preis ein, wenn Sie ihn übernehmen möchten, bevor Sie auf „Speichern“ klicken.
Schritt 4: Ergebnis prüfen. Eine Bestätigung erscheint. Der Auftrag behält seine Referenz, und das Orders-Modul zeigt die neue Route in derselben Zeile. Es entsteht kein neuer Auftrag.
Änderungen bleiben ungespeichert, bis Sie sie speichern. Um alle zu verwerfen, klicken Sie auf der Auftragskarte auf das Rückgängig-Symbol („Änderungen rückgängig machen“); eine Bestätigung erscheint. Die Ansicht „Auftrag bearbeiten“ hat zusätzlich die Schaltfläche „Alles rückgängig machen“.
Für einen neuen Transport auf Basis der geöffneten Route öffnen Sie oben „Änderungen speichern“ und wählen „Neuen Auftrag erstellen“. Die Ansicht „Auftrag hinzufügen“ öffnet sich mit den Stopps der Route. Klicken Sie auf „Speichern“, um einen neuen Auftrag mit eigener Referenz anzulegen. Der geöffnete Auftrag bleibt unverändert.
Klicken Sie bei geöffnetem Auftrag oben rechts im Planner auf „Senden“. Jede Aktion im Menü gilt für den geöffneten Auftrag, es entsteht kein neuer Auftrag:
Der Planner lässt nur die Aktionen zu, die zum Status des geöffneten Auftrags passen. Die übrigen sind gesperrt.
3. Auftrag aus dem Planner an den Fahrer senden
Wenn Sie LKW-Fahrer haben, die mit der IMPARGO DriverApp verbunden sind, können Sie ganz einfach Ihre geplante Route zusammen mit allen erforderlichen Informationen an den Fahrer senden, damit dieser den Transport entsprechend ausführt.
Schritt 1: Suchen Sie die Schaltfläche „Senden“. Suchen Sie die Schaltfläche „Senden“ in der oberen rechten Ecke des Planners und klicken Sie darauf.
Schritt 2: Wählen Sie „An Fahrer senden“. Wählen Sie aus den angezeigten Optionen „An Fahrer senden“ aus.
Schritt 3: Auftragsdetails prüfen. Ein Fenster zeigt die Auftragsdetails und alle hinzugefügten Referenzen. Bei einer neu geplanten Route öffnet es sich mit „Schritt 1 - Auftrag erstellen“: Der Planner legt aus Ihrer Route einen Auftrag an und speichert ihn, bevor er gesendet wird. Haben Sie einen bestehenden Auftrag geöffnet, sind es die Details genau dieses Auftrags, und es entsteht kein neuer Auftrag.
Schritt 6: Senden Sie die LKW-Route an den Fahrer. Nachdem Sie die entsprechende Option ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, und die Transportrouteninformationen werden an den Fahrer gesendet, wie geplant.
Hinweis:
Bei einer neu geplanten Route legt der Planner beim Senden zuerst einen neuen Transportauftrag an und speichert ihn.
Haben Sie einen bestehenden Auftrag aus dem Orders-Modul geöffnet, sendet „An Fahrer senden“ genau diesen Auftrag. Es entsteht kein neuer Auftrag.
Sichtbarkeit für Fahrer: Preise, Dokumente & Felder
Beim Versand eines Transportauftrags an einen Fahrer ist die Sichtbarkeit auf operativ relevante Informationen beschränkt.
Preise & Kosten: Fahrer sehen keine Preise oder Kosteninformationen.
Das Senden geplanter Transportaufträge an Partner im IMPARGO-System ermöglicht eine effiziente Kommunikation, reibungslose Koordination und eine nahtlose Zusammenarbeit in Ihrem Logistiknetzwerk.
So senden Sie einen Transportauftrag an einen Partner:
Schritt 1: Schaltfläche „Senden“ finden. Suchen Sie die Schaltfläche „Senden“ in der oberen rechten Ecke des Planners und klicken Sie darauf.
Schritt 2: Wählen Sie „Senden an Partner / Subunternehmer“. Wählen Sie aus den angezeigten Optionen „Senden an Partner / Subunternehmer“ aus.
Schritt 3: Auftragsdetails prüfen. Ein Fenster zeigt den Auftrag mit der geplanten Route und allen wichtigen Details. Bei einer neu geplanten Route wird der Auftrag zuerst angelegt. Haben Sie einen bestehenden Auftrag geöffnet, ist es genau dieser Auftrag.
Link kopieren: Sie haben die Möglichkeit, den im Fenster bereitgestellten sicheren Link zu kopieren. Sie können diesen Link dann manuell über einen Kommunikationskanal Ihrer Wahl mit Ihrem Partner teilen.
Link per E-Mail versenden: Alternativ können Sie die Schaltfläche „Link per E-Mail versenden“ verwenden, um den Auftrag per E-Mail zu versenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, und ein neues E-Mail-Fenster wird geöffnet, in dem die Auftragsdetails bereits ausgefüllt sind. Fügen Sie einfach die E-Mail-Adresse Ihres Partners hinzu und senden Sie die E-Mail.
Sichtbarkeit für Partner: Preise, Dokumente & Felder
Beim Teilen eines geplanten Transportauftrags mit einem Partner behalten Sie die volle Kontrolle darüber, welche Informationen sichtbar sind.
Preise & Kosten: Partner sehen ausschließlich ihre Kosten als Frachtpreis. Interne Kostenkalkulationen, Margen oder weitere Preisbestandteile sind nicht sichtbar.
Was Partner mit dem Link tun können (keine Anmeldung erforderlich)
Partner können den geteilten Link direkt öffnen (ohne sich anzumelden oder ein Konto zu erstellen) und:
Auftragsdetails einsehen
Den Auftragsstatus aktualisieren
Dokumente hochladen (z. B. POD, Lieferschein, Rechnungen)
Alle hochgeladenen Dokumente werden automatisch am Auftrag in IMPARGO hinterlegt, und Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald neue Dateien verfügbar sind.
Optional: Partner-Login für erweiterte Funktionen
Partner können sich außerdem bei IMPARGO anmelden oder ein Konto erstellen, um zusätzliche Funktionen zu nutzen, darunter:
5. Angebot aus dem Planner erstellen und versenden
Dieser digitalisierte Prozess verbessert die Effizienz und erleichtert die Kommunikation zwischen Ihnen und dem Kunden, was einen reibungsloseren Verhandlungs- und Annahmeprozess gewährleistet. Nachdem Sie → die Kosten und den Preis für den Transport im Planner berechnet haben, ist es ein einfacher Prozess, ein professionelles Transportangebot für Ihre Kunden aus dem Planermodul zu erstellen. Optional können Sie → ein Angebots-PDF erstellen oder das Angebot digital an Ihren Kunden senden.
So können Sie ein Transportangebot erstellen und versenden:
Schritt 1: Angebotserstellungsprozess starten. Im → Planner-Modul klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden" in der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfläche und wählen Sie „Angebot an Kunden senden“. Die Ansicht zur Angebotserstellung öffnet sich. Haben Sie einen bestehenden Auftrag geöffnet, wird das Angebot für diesen Auftrag erstellt, es entsteht kein neuer Auftrag.
Schritt 2: Angebotsdaten oder Dokumente hinzufügen. Fügen Sie nach Bedarf zusätzliche Daten oder Dokumente hinzu. Wählen Sie in diesem Fall insbesondere einen Kunden und einen Endpreis als erforderliche Felder aus. Mehr dazu: Individuelles Transportangebot erstellen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern und fortfahren“. Ein Beispiel einer E-Mail mit dem Angebotslink für die Kunden wird angezeigt.
Schritt 3: Angebot speichern und versenden. Sie können entweder einen Entwurf speichern, indem Sie auf "Angebot erstellen" klicken, oder Sie können direkt eine E-Mail an den Kunden mit einem Link zum Angebot senden.
Angebot erstellen und versenden: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen und per E-Mail versenden“ in der unteren rechten Ecke, um ein Angebot zu erstellen und das digitale Angebot per E-Mail und Link an den Kunden zu senden. Der Kunde hat die Möglichkeit, das Angebot zu überprüfen und eine digitale Rückmeldung zu geben, indem er es annimmt oder ablehnt.
Angebot erstellen: Klicken Sie auf „Angebot erstellen“, um das Angebot einfach als „Entwurf“ zu speichern und es zu einem späteren Zeitpunkt zu bearbeiten.
In beiden Fällen können Sie das Angebot im Tab „Meine Angebote“ innerhalb des IMPARGO → Auftragsmoduls verwalten. Dort können Sie den Status des Angebots aktualisieren, während es verschiedene Phasen durchläuft, das Angebot mit Ihren Kunden oder relevanten Teammitgliedern teilen und es für Referenz- und Aufzeichnungszwecke nutzen.
