Transportauftrag Erstellen

Schritt 1: Zugriff auf das Orders-Modul.
Klicken Sie auf den blauen Buchstaben „O“ (Tooltip: "Orders") in der linken Seitenleiste, um das Orders-Modul zu öffnen.

Schritt 2: Ansicht zum „Auftrag hinzufügen“ öffnen.
Klicken Sie im Orders-Modul auf die Schaltfläche "Neuen Auftrag erstellen" in der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfläche. Das dann geöffnete Fenster zur Auftragserstellung enthält verschiedene Felder und Optionen zum Eingeben der erforderlichen Details.

Sie können jetzt einen Auftrag erstellen und speichern, ohne ein Fahrzeug, einen Anhänger oder einen Fahrer zuzuordnen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, einen Auftrag zu beginnen, auch wenn noch nicht alle Anlagendetails verfügbar sind. Um die Kostenberechnung zu ermöglichen, müssen Sie dem Auftrag später die erforderlichen Anlagen (Fahrzeug, Anhänger und Fahrer) zuweisen.

Wie erstellt man einen Auftrag ohne Kostenprofil?

Schritt 1: Öffnen Sie das Modul „Aufträge“.
Navigieren Sie zum Modul → ORDERS, indem Sie in der linken Seitenleiste auf „O“ klicken.

Schritt 2: Legen Sie einen neuen Auftrag an.
Klicken Sie auf „Auftrag erstellen“ und lassen Sie die Anlagenfelder (Fahrzeug, Anhänger, Fahrer) leer.

Schritt 3: Speichern Sie den Auftrag.
Speichern Sie den Auftrag, ohne Anlagen zuzuordnen. Die Kostenfelder bleiben leer, bis Anlagen hinzugefügt werden.

Schritt 4: Weisen Sie später Anlagen zu.
Wenn Sie Informationen zu Fahrzeug, Anhänger und Fahrer haben, fügen Sie sie dem Auftrag hinzu. Das System berechnet die Kostenfelder automatisch neu und aktualisiert die zugehörigen Daten.

Schritt 1: Zugriff auf die Profilauswahl.
Gehen Sie zum Abschnitt "Fahrzeug & Anhänger" oder "Partner" über dem Abschnitt "Stopps" und öffnen Sie das Untermenü durch Klicken.

Schritt 2: Eigenes Asset oder Partner-Kostenprofile auswählen (Optional).

• Wählen Sie "Fahrzeug & Fahrer" (falls nicht bereits ausgewählt) und wählen Sie ein „Fahrzeug“, einen „Anhänger“ und einen „Fahrer“, wenn Ihr eigener Lkw den Auftrag ausführt. 
• Das System zeigt die Kosten der Kombination in €/h und €/km im jeweiligen Abschnitt an.
• Oder wählen Sie "Partner" (falls nicht bereits ausgewählt), wählen Sie einen „Partner“, wenn ein Partner / Subunternehmer den Auftrag ausführt. 
• Basierend auf dem Kostenmodelltyp (Tagessatz, Kilometerpauschale oder Voll- und Leer-Kilometerpauschale) zeigt das System die entsprechenden Raten an.

Hinweis:
Sollten Sie noch nicht wissen, welches Fahrzeug, welcher Anhänger oder welcher Fahrer den Auftrag ausführt, können Sie diese Felder einfach leer lassen. Beachten Sie, dass in diesem Fall keine transportbezogenen Kosten berechnet werden.

Schritt 1: Navigieren Sie zum Abschnitt "Stopps hinzufügen".
Lokalisiere den Abschnitt „Stopps hinzufügen“.

Schritt 2: Adressen eingeben.

• Um einen Stopp hinzuzufügen, geben Sie die Adressen Ihrer gewünschten Standorte ein. Verwenden Sie das Adress-Textfeld und seien Sie so spezifisch wie möglich. 
• Sobald Sie den Standort gefunden haben, können Sie weitere Details zum Stopp hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche “Adresse speichern” (graues Standort-Symbol) direkt rechts von der eingegebenen Adresse klicken. 
• Es wird eine Ansicht geöffnet, die es Ihnen ermöglicht, die Adresse zu ändern, die Adresse mit einem Namen zu speichern oder Daten einer Kontaktperson (Name und E-Mail) hinzuzufügen. 
• Die Route wird sofort berechnet, sobald Sie einen weiteren Stopp hinzufügen.

Schritt 3: Zusätzliche Stoppdaten hinzufügen.
Klicken Sie auf das (+) Symbol neben jedem Stopp, um zusätzliche Stoppdaten einzugeben. Dieser Schritt ist entscheidend, um detaillierte Informationen zu jedem Stopp bereitzustellen.

1. Wählen Sie die Stoppaktivität: Bevor Sie Ladeeinheiten hinzufügen, wählen Sie die Stoppaktivität aus den vier Aktivitätsoptionen: Laden, Entladen, Parken und Tanken.
2. Fügen Sie eine Ladeeinheit hinzu: Fügen Sie eine Ladeeinheit hinzu, falls zutreffend. Lesen Sie mehr im nächsten Abschnitt.
3. Fügen Sie Zeit am Stopp hinzu: Nachdem Sie die Stoppaktivität ausgewählt haben, können Sie auch die am Stopp verbrachte Zeit angeben. Diese Informationen sind wertvoll für die gesamte Betriebszeit sowie die Kostenberechnung und werden dem Fahrer in der DriverApp angezeigt. Diese Standardzeit kann in den allgemeinen Einstellungen festgelegt werden. 
4. Fügen Sie einen Stoppkommentar hinzu: Geben Sie einen Kommentar pro Stopp an, falls zusätzliche Informationen über die DriverApp an den Fahrer übermittelt werden müssen.

Schritt 1: Ansicht „Ladeeinheiten hinzufügen“ öffnen.
Im Untermenü “Stopps hinzufügen” finden und klicken Sie auf „Ladeeinheiten hinzufügen“ im Aktivitätenbereich.

Schritt 2: Fügen Sie Details zur Ladeeinheit hinzu.
Im nachfolgenden Menü fügen Sie die folgenden Details zur Ladeeinheit hinzu und klicken auf „Hinzufügen“:

• Wählen Sie den Typ der Ladeeinheit
• Fügen Sie Maße, Lademeter und Gewicht hinzu oder passen Sie diese an
• Fügen Sie die Menge hinzu
• Wählen Sie die Stapelbarkeit
• Fügen Sie Stopps hinzu oder passen Sie diese an
• Fügen Sie Lade- und Entladereferenzen hinzu

Durch das Befolgen dieser Schritte stellen Sie sicher, dass Ihre Stopps mit den entsprechenden Ladeeinheiten optimiert werden, was zu einem reibungslosen und konformen Logistikbetrieb beiträgt. Die hinzugefügten Details bieten auch umfassende Informationen für die Kostenberechnung und sind für Fahrer über die DriverApp zugänglich.

Die Zeitplanung verbessert die Präzision in der Planung und Ausführung, was entscheidend ist, um enge Zeitpläne einzuhalten und pünktliche Lieferungen sicherzustellen.

Um die Zeit für Ihre LKW-Tour zu planen, folgen Sie diesen Schritten:

Schritt 1: Aktivieren Sie das Zeitmanagement.
Beginnen Sie mit der Aktivierung der Zeitmanagementfunktion, die sich bequem über der Adresseingabe befindet. Nach der Aktivierung ermöglicht Ihnen diese Funktion, Ankunfts- und Abfahrtszeiten für jeden Stopp festzulegen oder Zeitfenster zu optimieren.

Schritt 2: Legen Sie Ankunfts- und Abfahrtszeiten fest.
Nach der Aktivierung der Funktion können Sie Ankunfts- und Abfahrtszeiten festlegen, indem Sie:

• Eine Abfahrtszeit (Startzeit) an Ihrem ersten Stopp angeben.
• Die Zeit an jedem Stopp über das (+)-Symbol für zusätzliche Stoppdaten definieren. Sie können den Standardwert über die allgemeinen Kontoeinstellungen festlegen.
• Zeitfenster anpassen oder hinzufügen, falls erforderlich.

Schritt 3: Optimieren mit Zeitfenstern.
Nutzen Sie die Zeitfensteroptimierungsfunktion, um komplexe Touren mit festgelegten Zeitfenstern zu planen. Dies stellt sicher, dass Ihre Route nicht nur auf Effizienz optimiert ist, sondern auch die Zeitvorgaben an jedem Stopp einhält. 

1. Verschieben Sie die Stopps manuell per Drag & Drop. 
2. Oder klicken Sie alternativ unten bei den Stopps auf „Optimieren“ und wählen Sie entweder „Erster Stopp fixiert“ für eine Optimierung in einer Reihe oder „Erster und letzter Stopp fixiert“ für eine Rundreiseoptimierung. Das System wird versuchen, alle Zeitfenster einzuhalten. Wenn es nicht möglich ist, die Zeitfenster einzuhalten, zeigt das System eine rote Warnung an.

Die Zeitfensteroptimierung ist besonders vorteilhaft für Routen mit mehreren Stopps und komplexen Planungsanforderungen.

Schritt 4: Fehler identifizieren.
Behalten Sie das System im Auge, um rote Warnungen im Zusammenhang mit Stopps zu erkennen. Eine rote Warnung signalisiert ein Problem mit dem Zeitfenster für den entsprechenden Stopp. Fahren Sie mit der Maus über die Warnung, um den Grund zu verstehen:

• "Ankunft und Abfahrt stimmen nicht mit dem Zeitfenster überein": Das Zeitfenster kann nicht eingehalten werden - versuchen Sie, ein weiteres Zeitfenster hinzuzufügen oder den Stopp an einem anderen Tag auszuführen.
• „Stopp ist 1 Tag(e) nach Abfahrt abgeschlossen“: Der Stopp kann nur am nächsten Tag ausgeführt werden.

Um Zeitfensterabweichungen zu beheben, greifen Sie auf zusätzliche Stoppdaten in der Nähe des betreffenden Stopps zu, indem Sie auf das (+)-Symbol klicken. Dies bietet umfassende Informationen zu jedem Stopp, einschließlich Zeitfenstern.

Sobald Sie Ihre Stopps und zusätzliche Stoppdaten hinzugefügt haben, bietet der Abschnitt "Auftragsdetails" eine Reihe von Anpassungsoptionen, um Ihren Transportauftrag an spezifische Vorlieben und Anforderungen anzupassen.

So nutzen Sie die Erstellung von Transportaufträgen optimal:

Schritt 1: Referenz oder bevorzugten Namen hinzufügen.
Sobald Sie zwei Stopps eingeben, erstellen wir automatisch eine Referenznummer für jeden Transport. Sie können diese Nummer jedoch mit Ihrer bevorzugten Referenz oder Ihrem Namen überschreiben, um sie im System leichter identifizierbar zu machen. 

Schritt 2: Kosten validieren.
Das System bietet eine Kostenschätzung für Ihren geplanten Transport basierend auf den Kosten des ausgewählten Unternehmens, Fahrzeugs, Anhängers und Fahrerprofils. Dies gibt Ihnen ein vorläufiges Verständnis der finanziellen Aspekte Ihres Transports. Die Kosten werden automatisch mit der Fahrt gespeichert, können jedoch bei Bedarf überschrieben werden.

Schritt 3: Transportpreis hinzufügen.
Die Preisschätzung dient als Referenzpunkt für Disponenten, um die Rentabilität des Unternehmens sicherzustellen. Klicken Sie auf die blaue „Preisschätzung“, um den Vorschlag zu übernehmen, lassen Sie das Preisfeld leer oder fügen Sie Ihren ausgehandelten Preis hinzu.

Schritt 4: Zusätzliche Auftragsdetails hinzufügen.

• Lademeter
• Gewicht
• Warentyp
• Aufbautyp
• Warenwert
• Palettentausch

Hinweis: Jedes andere zusätzliche Feld kann angepasst und zur Auftragsoberfläche hinzugefügt werden. Bitte kontaktieren Sie unseren Kundensupport, um weitere Informationen zu erhalten.

Der Abschnitt "Zusätzliche Einstellungen" ermöglicht Ihnen wichtige Anpassungen, die direkt die geschätzten Kosten und Preise Ihres Transportauftrags beeinflussen. 

Um genaue Preis- und Kostenschätzungen für Ihren Transportauftrag zu berechnen, folgen Sie diesen Schritten:

Schritt 1: Zusatzkosten hinzufügen.
Fügen Sie alle zusätzlichen Kosten hinzu, die für den Transportauftrag anfallen können, um sicherzustellen, dass die endgültigen Kosten alle relevanten Ausgaben genau widerspiegeln.

Schritt 2: Zusätzliche Einsatzzeit hinzufügen.
Berücksichtigen Sie zeitbezogene Zusatzkosten, falls diese für Ihre spezifische Logistikoperation zutreffen. Diese Option ermöglicht eine umfassendere Schätzung der Gesamtkosten.

Schritt 3: Mautgebühren ein- oder ausschließen.
Beziehen Sie Mautgebühren in die Gesamtkalkulation ein, indem Sie das dafür vorgesehene Kästchen markieren. Dies stellt sicher, dass Mautkosten in der Kosten- und Preisstruktur berücksichtigt werden.

Hinweis: Wenn Sie die Profileinstellungen ändern, berechnet das System die Kosten und Preise automatisch basierend auf den eingegebenen Details und vordefinierten Einstellungen neu. Diese Automatisierung vereinfacht den Prozess und gewährleistet Genauigkeit bei der Kostenschätzung.

Durch sorgfältige Anpassung dieser Profileinstellungen können Sie die geschätzten Kosten und Preise Ihres Transportauftrags feinabstimmen und an Ihre Geschäftsprioritäten und betrieblichen Anforderungen anpassen. Die in diesem Abschnitt gebotene Flexibilität ermöglicht einen dynamischen und maßgeschneiderten Ansatz zur Kostenoptimierung in der Logistikplanung.

Schritt 1: Abschnitt "Dokumente" finden.
Scrollen Sie während des Auftragserstellungsprozesses nach unten und finden Sie den vorgesehenen Abschnitt "Dokumente".

Schritt 2: Dokumente hochladen.
Klicken Sie auf das vorgesehene Feld oder nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktion, um Ihre Dokumente nahtlos hochzuladen.

Hinweis:

• Akzeptierte Dateitypen für den Dokumenten-Upload sind PDF ('.pdf'), Excel ('.xls', '.xlsx', ‘.csv’), Word ('.doc' und ‘.docx’) sowie Bilder ('.bmp', '.webp', '.gif', '.jpeg', '.jpg', ‘.png’) und andere ('.kml').
• Dokumente werden mit Stakeholdern wie Fahrern (DriverApp), Subunternehmern (Freigabelink für Subunternehmer) sowie Kunden (Auftragsbestätigungs-E-Mail oder Tracking-Link) geteilt. Wenn ein neues Dokument von einem Fahrer hochgeladen wird, erhält der Disponent eine Upload-Benachrichtigungs-E-Mail.

Beispiele für Dokumente, die Sie in Ihren Transportauftrag aufnehmen müssen:

• Frachtbriefe, Reiserouten, Zeitpläne oder gleichwertige Dokumente: Beinhaltet Dokumente, die den Start- und Zielort der Reise angeben und einen umfassenden Überblick über die Reise bieten.
• Versandaufzeichnungen, Reiseaufzeichnungen oder gleichwertige Dokumente: Laden Sie Aufzeichnungen hoch, die Versand- und Reiseinformationen wie Orte und Daten detailliert beschreiben, um die Auftragsverfolgung zu verbessern.
• Spesenbelege: Bewahren Sie Belege für dienstliche Ausgaben wie Mahlzeiten, Unterkunft und Kraftstoff auf, um eine genaue Spesendokumentation sicherzustellen.
• Elektronische Kommunikationsaufzeichnungen: Beinhaltet wichtige Nachrichten und E-Mails im Zusammenhang mit der Reise für die Einhaltung und Kommunikationshistorie.
• Lohnabrechnungen, Abrechnungsblätter oder gleichwertige Dokumente: Laden Sie Dokumente hoch, die detaillierte Zahlungsinformationen für Fahrer anzeigen, um Transparenz bei der Vergütung zu gewährleisten.
• Aufzeichnungen des Dienststatus (RODS): Wesentlich für die Verfolgung der Dienstzeiten und die Einhaltung der Vorschriften, laden Sie RODS hoch, um genaue Aufzeichnungen des Fahrer-Dienststatus zu führen.
• Mautbelege (falls zutreffend): Für Spediteure, die Papier-RODS verwenden, laden Sie Mautbelege hoch, um ein vollständiges Bild der während der Reise angefallenen Kosten zu bieten.

Durch die Einbindung dieser Dokumente in den Auftragserstellungsprozess verbessern Sie die Sichtbarkeit, Compliance und Effizienz Ihrer Logistikoperationen. Dies stellt sicher, dass alle wesentlichen Informationen leicht verfügbar und organisiert sind, was einen reibungsloseren Arbeitsablauf und eine umfassende Aufzeichnung ermöglicht.