Dokumentensichtbarkeit und Freigabe verwalten

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie steuern, wer Dateien sehen kann, die zu einem Auftrag hochgeladen werden. Sie lernen, wie die Dokumentensichtbarkeit funktioniert, mit wem Dokumente geteilt werden können und wie Uploads von Partnern, Fahrern und Kunden gehandhabt werden.

1. Übersicht

Mit der Funktion Dokumentensichtbarkeit und Freigabe steuern Sie, wer die Dateien sehen kann, die Sie zu einem Auftrag hochladen.

Sie können Dokumente intern halten (nur für Ihr Unternehmen sichtbar) oder sie bei Bedarf mit Partnern, Fahrern und Kunden teilen. So schützen Sie sensible Informationen wie Preise oder Auftragsvereinbarungen und halten gleichzeitig alle Beteiligten im Transportprozess auf dem Laufenden.

Wichtige Vorteile

Vertrauliche Dokumente bleiben intern.
Teilen Sie nur, was Partner oder Fahrer wirklich benötigen.
Kein Einsatz zusätzlicher Tools für den Dokumentenaustausch nötig.
Konsistente und sichere Kommunikation entlang der Transportkette.

2. Wo dies gilt und wer eingeschlossen ist

Die Dokumentensichtbarkeit gilt für Aufträge, bei denen Dokumente zwischen Ihrem Unternehmen und anderen Beteiligten ausgetauscht werden. Je nach Auftragseinrichtung können folgende Gruppen beteiligt sein.

Partner: Auftragsverbundene Subunternehmer oder Carrier-Partner, die in CA angemeldet sind.
Externe Links: Freigegebene Links für Partner, die nicht angemeldet sind (nicht authentifizierte Partner).
Kunden: Verbundene Versender, die mit dem Carrier verknüpft sind (Kunden des Carriers).
Fahrer: Verbundene Fahrer über Fleet und die Driver App für das Carrier-Unternehmen.

3. So funktioniert es

Hochladen und Zugriff steuern

Wenn Sie eine Datei zu einem Auftrag hochladen, ist sie standardmäßig intern. Das bedeutet, sie ist nur für Nutzer Ihres Unternehmens sichtbar (Disponenten).

Jede Datei hat einen Sichtbarkeits-Schalter namens „Jeder“.

Off (Standard): Nur für Ihr Unternehmen sichtbar (intern).
On: Sichtbar für Partner, Fahrer, Kunden (Versender) sowie über freigegebene Links oder die Driver App.

Dateien, die von Kunden, Fahrern oder über externe Links hochgeladen werden

Wenn ein Versender-Unternehmen, ein Fahrer oder ein nicht authentifizierter Partner ein Dokument hochlädt, wird die Datei automatisch als intern für Ihr Unternehmen markiert. Der Sichtbarkeits-Schalter ist standardmäßig ausgeschaltet.

Zur Transparenz bleibt die Datei für Ihr Unternehmen und für die Seite sichtbar, die sie hochgeladen hat.

Dateien, die von Partnern (angemeldet) hochgeladen werden

Wenn ein angemeldeter Partner ein Dokument hochlädt, ist es standardmäßig intern für das Partnerunternehmen markiert. Die Datei wird für das Carrier-Unternehmen, dem der Auftrag gehört, erst sichtbar, wenn der Partner den Sichtbarkeits-Schalter einschaltet.

Auf Carrier-Seite ist der Sichtbarkeits-Schalter standardmäßig ausgeschaltet, wodurch die Partner-Datei als intern markiert ist.

Dateien, die von Partnern (angemeldet), Kunden (Versender) und über externe Links (Partner nicht angemeldet) hochgeladen werden, erscheinen im Bereich Partner Files und können nicht gelöscht werden. So bleibt eine vollständige Dokumentenhistorie zum Auftrag erhalten.

4. Sichtbarkeit ändern

Wenn Sie ein Dokument teilen möchten, können Sie dessen Sichtbarkeit über den Schalter „Jeder“ ändern.

Step 1: Schalten Sie „Jeder“ ein.
Das Dokument wird im freigegebenen Auftragslink, in der Driver App und für Partner sowie Kunden, die mit dem Auftrag verbunden sind, sichtbar.

Step 2: Schalten Sie „Jeder“ aus.
Das Dokument ist dann nur noch für Nutzer Ihres Unternehmens sichtbar (Disponenten).

Das System aktualisiert alle verbundenen Ansichten automatisch, einschließlich der Driver App und freigegebener Auftragslinks, wenn sich die Sichtbarkeit ändert.