Lagerverwaltung (Warehouse Management): Prozesse und KPIs

Lagerverwaltung (englisch Warehouse Management) ist die Steuerung aller Abläufe und Bestände in einem Lager: vom Wareneingang über Einlagerung und Kommissionierung bis zum Warenausgang und zur Inventur. Sie legt fest, wo welche Ware liegt, in welcher Reihenfolge sie wieder entnommen wird und wie jede Bewegung gebucht wird, damit der Bestand im System mit dem im Regal übereinstimmt. Während das Wort Lager den Ort beschreibt, beschreibt die Lagerverwaltung, was dort passiert: welche Prozesse ablaufen, welche Systeme sie steuern und an welchen KPIs man sie misst.

Die Prozesse der Lagerverwaltung

• Wareneingang: die Anlieferung gegen Avis oder Bestellung prüfen, Menge und Zustand kontrollieren, Abweichungen festhalten und den Empfang bestätigen, etwa auf einem Wareneingangsschein, der gelieferte und bestellte Mengen abgleicht.
• Einlagerung: einen Lagerplatz zuweisen, die Ware dorthin bringen und den Platz buchen.
• Bestandsführung: jede Bewegung buchen, Chargen und Haltbarkeitsdaten mitführen und Ladehilfsmittel wie Paletten, Gitterboxen und Behälter verwalten.
• Kommissionierung: Artikel nach Kundenaufträgen zusammenstellen, einstufig, wenn ein Kommissionierer den ganzen Auftrag abarbeitet, oder mehrstufig in Teilaufträgen, die nacheinander von mehreren Kommissionierern erledigt werden.
• Warenausgang: verpacken, kennzeichnen, Versandpapiere erstellen, verladen und den Abgang buchen.
• Inventur: den Buchbestand mit dem tatsächlichen Bestand abgleichen.

Die Inventur muss nicht immer am Jahresende mit Zählen der ganzen Halle stattfinden. § 241 HGB erlaubt unter anderem eine Stichprobeninventur mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden, wenn das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und so aussagekräftig ist wie eine vollständige Zählung. Ebenso zulässig ist eine Bestandsaufnahme an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahres, wenn der Bestand mit einem ordnungsgemäßen Fort- oder Rückrechnungsverfahren zum Abschlussstichtag bewertet werden kann.

Wo die Lagerverwaltung den Transport trifft

Am Tor hört die Lagerverwaltung nicht auf, sie plant die Lkw mit. Der Wareneingang verteilt Personal und Tore nach den angemeldeten Anlieferungen, der Warenausgang stellt Sendungen in der Reihenfolge bereit, in der die Fahrzeuge kommen. Fehlt ein Avis oder kommt ein Lkw Stunden zu spät, stehen Mitarbeiter und Tore umsonst bereit, und der nächste Slot verschiebt sich. Deshalb verlangen viele Lager vom Frachtführer eine Voranmeldung mit Kennzeichen, Referenznummer und Ladeeinheiten, und sie vermerken Mengenabweichungen oder beschädigte Paletten direkt auf den Transportpapieren.

Lagerstrategien: Lagerplatz und Entnahme

Zwei Entscheidungen prägen jedes Lager: wohin eine Ware kommt und welche Einheit zuerst wieder hinausgeht.

Feste oder chaotische Lagerplatzvergabe. Bei der festen Lagerplatzvergabe hat jeder Artikel seinen Stammplatz. Das ist einfach zu verstehen, verschenkt aber Fläche, solange ein Artikel knapp ist. Bei der chaotischen Lagerung kommt die Ware auf einen beliebigen Platz, der bei der Einlagerung frei ist. Das nutzt die Kapazität besser, funktioniert aber nur mit einem IT-gestützten Lagerverwaltungssystem, das die Belegung jedes Platzes kennt.

Entnahme nach FIFO, LIFO oder FEFO. Nach FIFO (first in, first out) verlässt die älteste Ware das Lager zuerst, nach LIFO (last in, first out) die zuletzt eingelagerte, etwa im Blocklager, in dem die vordere Palette die hinteren verdeckt. FEFO (first expired, first out) richtet sich nach dem Haltbarkeits- oder Verfallsdatum, typisch für Lebensmittel und Arzneimittel. Davon zu trennen sind Bewertungsverfahren der Buchhaltung, die eine Verbrauchsfolge nur unterstellen, etwa HIFO, bei dem die teuersten Artikel als zuerst verbraucht gelten.

Lagerverwaltungssystem (WMS) und ERP

Kleine Lager kommen mit Listen und Tabellen aus. Größere arbeiten mit einem Lagerverwaltungssystem (LVS, englisch Warehouse Management System, WMS), das Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung, Versand und Inventur bis auf den einzelnen Lagerplatz steuert, oft mit Barcode-Scannern oder automatischer Fördertechnik. Die Aufträge erhält es meist aus einem vorgelagerten ERP-System, das Bestände wertmäßig führt, Bestellungen auslöst und Rechnungen schreibt. Sobald die Ware das Tor verlässt, übernimmt das Transportmanagement. Wie die Systeme zusammenspielen, zeigt der Eintrag zum ERP-System und seinen Schnittstellen zu TMS und WMS; die Sicht eines Transportunternehmens beschreibt der Beitrag zur Integration eines TMS mit ERP, CRM und WMS.

Kennzahlen der Lagerverwaltung

• Umschlagshäufigkeit: wie oft der Bestand in einer Periode umgesetzt wird, berechnet aus Wareneinsatz geteilt durch durchschnittlichen Lagerbestand. Ihr Kehrwert zeigt, wie lange Ware im Schnitt lagert.
• Lieferbereitschaft: der Anteil der Aufträge oder Positionen, die sofort aus dem Bestand geliefert werden können.
• Kommissionierleistung und Fehlerquote: gegriffene Positionen pro Stunde und der Anteil falsch oder unvollständig kommissionierter Positionen.
• Inventurdifferenz: die Abweichung zwischen Buchbestand und gezähltem Bestand.
• Dock-to-Stock-Zeit: die Zeit von der Anlieferung an der Rampe, bis die Ware eingelagert und verfügbar ist.

Für Frachtführer zeigt sich gute Lagerverwaltung an der Rampe: kurze Wartezeiten, Sendungen, die im Warenausgang schon bereitstehen, und Abweichungen, die sofort dokumentiert statt Wochen später reklamiert werden.