Gestión de almacenes: procesos, métodos y SGA

La gestión de almacenes (en inglés, warehouse management) es el control de los procesos y las existencias de un almacén: la recepción de la mercancía, su ubicación, la preparación de pedidos (picking), la expedición y el inventario. Decide dónde se guarda cada artículo, en qué orden vuelve a salir y cómo se registra cada movimiento, para que el stock del sistema coincida con el de las estanterías. El almacén, el edificio o recinto donde se reciben, guardan y expiden las mercancías, es el lugar; la gestión de almacenes es lo que ocurre dentro.

Los procesos de la gestión de almacenes

Las operaciones de un almacén siguen el recorrido de la mercancía:

• Recepción: cotejar la entrega con el pedido o el aviso de envío del proveedor, contar y revisar los bultos y anotar las diferencias.
• Ubicación: asignar un hueco a cada unidad, llevarla hasta él y registrar dónde queda.
• Control de existencias: registrar cada movimiento con su lote y su fecha de caducidad, y llevar la cuenta de los envases reutilizables, como palés y contenedores.
• Preparación de pedidos: reunir los artículos de cada pedido, de uno en uno, por lotes que agrupan varios o por zonas del almacén.
• Expedición: embalar, etiquetar, preparar los documentos, cargar el camión y dar salida al stock en el sistema.

A estas tareas se suman a menudo servicios de valor agregado, como el etiquetado, el premontaje o la gestión de devoluciones, que el almacén presta por cuenta del cliente.

La expedición: donde el almacén se encuentra con el camión

En la expedición, la gestión de almacenes se cruza con el transporte. Un buen proceso deja la mercancía preparada en la zona de salida por orden de llegada de los camiones y, dentro de cada carga, en sentido inverso al de las entregas, agrupada en unidades de carga, como palés o cajas, que se manipulan como una sola pieza. Con ella se preparan el albarán y el documento de transporte, que en los envíos internacionales por carretera es la carta de porte CMR.

Al cargar, el personal del almacén y el conductor cuentan los bultos y comprueban su estado. Si algo no cuadra, la diferencia debe anotarse en el documento de transporte en ese momento: una reclamación semanas después, sin esa anotación, es difícil de probar.

Ubicación y orden de salida: FIFO, FEFO y otros métodos

• Ubicación fija o libre. Con ubicación fija, cada artículo tiene su hueco: el método es sencillo, pero desaprovecha espacio. Con ubicación libre o caótica, la mercancía va al primer hueco disponible y aprovecha mejor la capacidad, pero hace falta un sistema que sepa qué hay en cada uno.
• Clasificación ABC. Los artículos que más salen (A) se colocan cerca de la zona de expedición y los de poca rotación (C), más lejos, para acortar los recorridos de preparación.
• Orden de salida. Con FIFO (first in, first out) sale primero lo más antiguo; con LIFO (last in, first out), lo último en entrar; con FEFO (first expired, first out), lo que caduca antes, la regla habitual en alimentos y medicamentos.

El orden físico de salida no decide la valoración contable. Para valorar en las cuentas anuales existencias intercambiables entre sí, el Plan General de Contabilidad español establece como regla el precio medio ponderado y admite el FIFO, de modo que la secuencia en que salen los palés y el método de las cuentas pueden ser distintos. Métodos como el HIFO, un supuesto contable sobre costes que no decide qué palé sale primero, quedan para análisis internos.

El sistema de gestión de almacenes (SGA o WMS)

Un almacén pequeño puede llevarse con hojas de cálculo. A partir de cierto volumen se usa un sistema de gestión de almacenes (SGA, o WMS en inglés), el software que controla los procesos hasta el nivel de cada hueco, con su artículo, su lote y su cantidad, y que suele trabajar con terminales portátiles y lectores de códigos de barras.

El SGA no trabaja solo. Recibe los pedidos del sistema ERP, que reúne compras, ventas, finanzas y almacén en una base de datos común. Cuando la mercancía sale por el muelle, el control pasa al sistema de gestión del transporte, que planifica las rutas y sigue la entrega.

Inventario e indicadores

El inventario compara las existencias registradas con las que hay físicamente. En España, el Código de Comercio exige a todo empresario una contabilidad que permita elaborar periódicamente balances e inventarios, y transcribir el inventario de cierre del ejercicio en el libro de Inventarios y Cuentas anuales (arts. 25 y 28). Muchos almacenes cuentan además, de forma periódica, una parte de las ubicaciones (inventario rotativo) y corrigen las diferencias sobre la marcha.

Los indicadores más usados para medir el trabajo de un almacén son:

• rotación de existencias: consumo o coste de las ventas del periodo dividido entre las existencias medias;
• nivel de servicio: pedidos o líneas servidos completos desde el stock;
• productividad y errores de preparación: líneas por hora y líneas equivocadas o incompletas;
• diferencias de inventario: stock contable frente a stock contado;
• tiempo de muelle a stock: desde la descarga hasta que la mercancía está ubicada y disponible.