Rechnung Erstellen

IMPARGO ermöglicht eine effiziente Rechnungserstellung durch die Integration mit externen Abrechnungs- und Buchhaltungssystemen. Wir bieten Standardintegrationen mit Plattformen wie LexOffice und SevDesk an und können auch Integrationen mit Ihrem ERP, TMS oder anderen cloudbasierten Abrechnungssystemen anpassen. Für maßgeschneiderte Lösungen kontaktieren Sie bitte unseren Kundensupport.

Um unsere Standardintegrationen für die Rechnungserstellung zu nutzen, muss eine sichere API-Verbindung mit dem externen Abrechnungssystem hergestellt werden. Für umfassende Einrichtungshinweise lesen Sie bitte den IMPARGO-Leitfaden zur Abrechnungsintegration.

Sobald Sie IMPARGO mit einem externen System integriert haben, können Sie die IMPARGO-Kundendatenbank mit der des integrierten Systems synchronisieren. Dies ermöglicht es Ihnen, entweder einen neuen Kunden direkt im externen System über IMPARGO zu erstellen oder einen bestehenden IMPARGO-Kunden mit einem im externen System gepflegten Profil zu verknüpfen.

So verknüpfen Sie Kunden mit Ihrem TMS für die automatisierte Abrechnung:

Schritt 1: Kundenprofil aufrufen.
Öffnen Sie die Kundentabelle, indem Sie in der linken Seitenleiste auf das Gruppensymbol (Tooltip: „Kunden“) klicken. Wählen Sie anschließend „Kunde bearbeiten“ oder „Kunde erstellen“.

Schritt 2: Kunden erstellen oder synchronisieren.
Gehen Sie zum Abschnitt „Rechnungsintegration“ und wählen Sie einen Kontakt aus dem externen System aus.

• Wenn der Kunde bereits im externen System existiert, wählen Sie den Kundenkontakt aus dem externen System aus, um ihn mit dem IMPARGO-Kunden zu verknüpfen.
• Wenn der Kunde im externen System nicht existiert, verwenden Sie das Dropdown-Menü, um „+ Neuen Kontakt erstellen“ auszuwählen. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf „Kontakt erstellen“. IMPARGO erstellt über die Schnittstelle einen neuen Kundenkontakt im externen System, der dann für die Rechnungsstellung verwendet wird.

Sie können entweder einzelne Rechnungen für jeden Auftrag und Kunden (→ Einzelrechnung) oder eine Rechnung für mehrere Aufträge desselben Kunden (→ Sammelrechnung) erstellen. Wenn Sie die IMPARGO DriverApp verwenden, wird ein Link zum Abliefernachweis (POD) automatisch in die Rechnungsbeschreibung aufgenommen.

So erstellen Sie eine einzelne Rechnung für Transportaufträge:

Schritt 1: Greifen Sie auf das Orders-Modul zu.
Klicken Sie auf das 'O'-Symbol (Tooltip: „Orders“) in der linken Seitenleiste, um das → Orders-Modul zu öffnen.

Schritt 2: Initiieren Sie die Rechnungserstellung.
Verwenden Sie das Dropdown-Menü in der Auftragstabelle oder in der oberen rechten Ecke der Auftragsdetailansicht und wählen Sie „Rechnung erstellen“. Eine Rechnungsübersicht wird dann angezeigt.

Schritt 3: Überprüfen Sie die Rechnungsdaten.
Überprüfen und passen Sie im Vorschaufenster Details wie Kundeninformationen, Preis und Rechnungspositionen nach Bedarf an. Wenn Sie die angezeigten Daten innerhalb der Positionen im Standard anpassen möchten, kontaktieren Sie bitte unseren Kundensupport.

Schritt 4: Rechnung erstellen. 
Klicken Sie auf „Speichern und Rechnung erstellen“. Eine Entwurfsrechnung wird im verbundenen Abrechnungssystem erstellt und der Auftragsstatus wird auf "Rechnung erstellt" aktualisiert.

Schritt 5: Rechnung verwalten.
Finalisieren Sie die Rechnung im externen System und senden Sie sie an den Kunden. Die Rechnung finden Sie im Tab „Events“ des Auftrags. 

Erstellen Sie eine Sammelrechnung für mehrere Aufträge desselben Kunden. Zum Beispiel, wenn Sie eine Rechnung für alle Aufträge erstellen möchten, die für einen Kunden in einem Monat ausgeführt wurden. 

So erstellen Sie Sammelrechnungen für Ihre Transportaufträge:

Schritt 1: Greifen Sie auf das Orders-Modul zu.
Klicken Sie auf das 'O'-Symbol (Tooltip: „Orders“) in der linken Seitenleiste, um das → Orders-Modul zu öffnen.

Schritt 2: Wählen Sie mehrere Aufträge aus.
Filtern Sie nach einem Kunden und wählen Sie mehrere Aufträge in der Auftragstabelle aus, indem Sie das Kontrollkästchen auf der linken Seite des Auftrags ankreuzen. 

Schritt 3: Initiieren Sie die Rechnungserstellung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Rechnung erstellen“, die unten in der Tabelle erscheint. Beachten Sie, dass Sammelrechnungen nur für einen einzelnen Kunden gleichzeitig erstellt werden können.

Schritt 3: Überprüfen Sie die Rechnungsdaten.
Überprüfen und passen Sie im Vorschaufenster Details wie Kundeninformationen, Preis und Rechnungspositionen nach Bedarf an.

Schritt 4: Rechnung erstellen. 
Klicken Sie auf „Speichern und Rechnung erstellen“. Eine einzelne Entwurfsrechnung wird im verbundenen Abrechnungssystem erstellt und der Auftragsstatus wird auf "Rechnung erstellt" aktualisiert. Jeder Auftrag wird eine Position in der Rechnung sein.

Schritt 5: Rechnung verwalten.
Finalisieren Sie die Rechnung im externen System und senden Sie sie an den Kunden. Die Rechnung finden Sie im Tab „Events“ des Auftrags. 

Erweitern Sie Ihr Transportmanagementsystem (TMS) mit unseren anpassbaren TMS-Integrationslösungen, die darauf ausgelegt sind, Logistikprozesse zu optimieren. Unser TMS integriert sich nahtlos in bestehende Software und sorgt für einen reibungslosen Datenfluss und verbesserte Effizienz. Passen Sie die Integration an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen an, sei es die Verbindung mit ERP-Systemen, Telematik oder Buchhaltungssoftware.

TMS-Anpassung ist in zwei Hauptformen verfügbar:

1. Systemintegration: Verbinden Sie Ihre bestehenden Systeme, die noch nicht integriert sind. Fragen Sie uns und wir unterbreiten Ihnen ein Angebot zur Integration Ihrer aktuellen Systeme.
2. Rechnungsanpassung: Ändern Sie die Elemente einer Rechnung. Dies umfasst das Hinzufügen oder Entfernen von Daten. Beispielsweise können Sie benutzerdefinierte Felder zu Rechnungspositionen hinzufügen, wie eine „Rechnungsnotiz“, oder spezifische „Einheitsnamen“ definieren, die für die Rechnungsstellung verwendet werden (die Standardeinheit ist „1 x Transport“).

Für Unterstützung bei anderen Abrechnungs- und Buchhaltungssoftware wenden Sie sich bitte an das IMPARGO-Kundendienstteam.