Rechnungs- und Buchhaltungssoftware anbinden

Integrieren Sie Ihre Rechnungs- und Buchhaltungssysteme digital mit IMPARGO, um Ihren gesamten Rechnungsstellungsprozess zu automatisieren. Diese Integration erleichtert die nahtlose und effiziente Verwaltung finanzieller Aufgaben und umfasst:

• Automatische Rechnungserstellung
• Synchronisierung von Kunden- und Adressdaten
• Übertragung detaillierter Auftragsdetails (Preise, Ladespezifikationen, Stopps)
• Übertragungen von Liefernachweisen
• Optionen für die Erstellung einzelner oder Sammelrechnungen für mehrere Aufträge
• Fremdwährungsunterstützung: Rechnungen in der Preiswährung des Auftrags (siehe Aufträge in Fremdwährungen)

Hauptvorteile:

• Reduzierte manuelle Eingabe: Optimieren Sie Ihre Rechnungsprozesse, indem Sie manuelle Dateneingaben minimieren.
• Effiziente Rechnungserstellung: Beschleunigen Sie Ihren Abrechnungszyklus durch automatische Rechnungserstellung.
• Genau und flexibel: Erreichen Sie präzise und anpassbare Rechnungen, die auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

Erhöhte betriebliche Effizienz:

• Fehlerreduktion: Verhindert Datenverdopplung und verbessert die Abrechnungsgenauigkeit.
• Kundenmanagement: Verwalten Sie Kundenprofile und -aktualisierungen einfach, um das Geschäftswachstum zu fördern.
• Effiziente Synchronisierung: Synchronisiert Kundendaten direkt mit Abrechnungssystemen, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren.
• Zuverlässige Abrechnung: Sorgt für eine pünktliche und genaue Abrechnung und verbessert die Kundenbeziehungen.
• Skalierbarkeit: Bewältigt mühelos steigende Kundenvolumina.

Rechnungstypen:

• Einzelrechnungen: Geeignet für Unternehmen, die einzelne Sendungen bearbeiten, die jeweils eine separate Abrechnung und detaillierte Nachverfolgung erfordern.
• Sammelrechnungen: Optimiert für regelmäßige, kleinere Aufträge, die zu weniger Rechnungen konsolidiert werden können, um Zahlungen zu vereinfachen und Verwaltungskosten zu senken. Alle Aufträge einer Sammelrechnung müssen dieselbe Preiswährung verwenden.

Fremdwährungs-Kompatibilität:

• SevDesk: unterstützt Rechnungen in Fremdwährungen, sodass Preis und Währung des Auftrags übernommen werden.
• Lexware Office (ehemals lexoffice): unterstützt derzeit nur Euro-Rechnungen.
• SmartBill (Rumänien): unterstützt Rechnungen in Fremdwährungen, sodass Preis und Währung des Auftrags übernommen werden.

Zugang und Preise:

• Erforderlich: IMPARGO Business-Plan und ein Abonnement für die Abrechnungssoftware.
• Hinweis: Standardintegrationen wie SevDesk, Lexware Office und SmartBill beinhalten keine zusätzlichen Kosten. Maßgeschneiderte Integrationen können Einrichtungsgebühren verursachen.
• Weitere Informationen zu Preisen und Plänen finden Sie auf der IMPARGO-Preisseite.

Weitere Details zu Abrechnungsintegrationen finden Sie in der Dokumentation zur Erstellung von Rechnungen und beim IMPARGO-Kundendienstteam für Unterstützung bei anderen Abrechnungs- und Buchhaltungssoftwareoptionen.

Der Einrichtungsprozess hängt von Ihrer gewählten Abrechnungssoftware ab. So integrieren Sie Lexware Office, SevDesk und SmartBill:

Einrichtung der Lexware Office-Integration

Lexware Office (ehemals lexoffice) ist ein deutsches Buchhaltungs- und Rechnungstool. Fremdwährungen: nicht unterstützt. Über diese Integration erstellte Rechnungen werden ausschließlich in Euro ausgestellt.

Schritt 1: Öffnen Sie die Lexware Office Public-API. 
Melden Sie sich in Ihrem Lexware Office-Konto an und öffnen Sie das Add-on Lexware Office API.

Schritt 2: Erstellen Sie einen API-Schlüssel. 
Generieren Sie einen neuen Schlüssel für die IMPARGO-Integration.

Schritt 3: Teilen Sie den Schlüssel mit IMPARGO. 
Senden Sie den Schlüssel an das IMPARGO-Kundendienstteam, das die Verbindung in Ihrem Konto abschließt.

Einrichtung der SevDesk-Integration

SevDesk ist ein deutsches Buchhaltungs- und Rechnungstool. Fremdwährungen: unterstützt. SevDesk verarbeitet Rechnungen in Fremdwährungen, sodass die Preiswährung des Auftrags in die Rechnung übernommen wird (siehe Aufträge in Fremdwährungen).

Schritt 1: Öffnen Sie die SevDesk-API-Einstellungen. 
Melden Sie sich bei SevDesk an und öffnen Sie die Seite SevDesk API.

Schritt 2: Erstellen Sie einen API-Token. 
Generieren Sie einen neuen API-Token für die IMPARGO-Integration.

Schritt 3: Senden Sie den Token an IMPARGO. 
Teilen Sie den Token mit dem IMPARGO-Kundendienstteam, das die Verbindung abschließt.

Einrichtung der SmartBill-Integration

SmartBill ist eine rumänische Rechnungsplattform. Fremdwährungen: unterstützt. SmartBill verarbeitet Rechnungen in Fremdwährungen, sodass die Preiswährung des Auftrags in die Rechnung übernommen wird (siehe Aufträge in Fremdwährungen).

Schritt 1: Öffnen Sie die SmartBill-Integrationsseite. 
Melden Sie sich bei SmartBill an und öffnen Sie die SmartBill-Integrationsseite, gehen Sie dann zum Abschnitt API.

Schritt 2: Kopieren Sie Ihre API-Zugangsdaten. 
Kopieren Sie im Abschnitt API die folgenden Werte:

• Email
• Token
• CIF

Schritt 3: Übermitteln Sie die Zugangsdaten an IMPARGO. 
Senden Sie Email, Token und CIF an das IMPARGO-Kundendienstteam, das die Verbindung abschließt.

Wichtige Unterschiede bei der SmartBill-Integration:

• Fremdwährungen: unterstützt. Rechnungen werden in der Preiswährung des Auftrags erstellt (siehe Aufträge in Fremdwährungen). Zum Vergleich: SevDesk unterstützt ebenfalls Fremdwährungen, während Lexware Office ausschließlich Euro-Rechnungen ausstellt.
• Rechnungsserie: in Rumänien muss jede Rechnung eine Serie (ein kurzes Präfix, zum Beispiel „IMP“) gefolgt von einer fortlaufenden Nummer tragen. SmartBill kann mehrere Serien gleichzeitig führen, zum Beispiel eine je Tätigkeit, Standort oder Mitarbeiter. Sie legen diese in SmartBill an und wählen dann beim Erstellen der Rechnung in IMPARGO die zu verwendende Serie aus (siehe Screenshot unten). Wenn Sie nur eine Serie führen, wird diese automatisch verwendet.
• Erforderliche Daten: eine Rechnung kann in SmartBill nur erstellt werden, wenn alle Pflichtfelder in IMPARGO vorhanden sind: Name, Adresse und USt-IdNr. des Kunden (in Rumänien CIF/CUI), Preis und Währung des Auftrags sowie eine ausgewählte Rechnungsserie. Fehlt eines dieser Felder, blockiert IMPARGO die Rechnung, bis Sie den Datensatz vervollständigen. Sie erfassen und bearbeiten diese Angaben im Kundenprofil (siehe Kunden verwalten) und beim Erstellen der Rechnung aus dem Auftrag (siehe Rechnung erstellen).
• Keine separate Kundenverwaltung (die USt-IdNr. dient als Referenz): anders als bei Lexware Office und SevDesk gibt es keine externe Kundenliste zum Verknüpfen, und IMPARGO speichert keine separate SmartBill-Kundenreferenznummer. Stattdessen identifiziert die USt-IdNr. am CargoApps-Kunden den Kunden gegenüber SmartBill, und IMPARGO übermittelt bei jeder Rechnung die vollständigen Kundendaten (Name, Adresse, USt-IdNr.). Halten Sie die USt-IdNr. im Kundenprofil aktuell (siehe Kunden verwalten). Siehe auch wie Kundendaten bei der Rechnungserstellung verarbeitet werden.

Die Anpassung ist in zwei Hauptformen verfügbar:

• Systemintegration: Verbinden Sie Ihre bestehenden Systeme, die noch nicht integriert sind. Fragen Sie uns und wir unterbreiten Ihnen ein Angebot zur Integration Ihrer aktuellen Systeme.
• Rechnungsanpassung: Ändern Sie die Elemente einer Rechnung. Dies umfasst das Hinzufügen oder Entfernen von Daten. Beispielsweise können Sie benutzerdefinierte Felder zu Rechnungspositionen hinzufügen, wie eine "Rechnungsnotiz", oder spezifische "Einheitsnamen" definieren, die für die Rechnungsstellung verwendet werden (die Standardeinheit ist "1 x Transport").

Für Unterstützung bei anderer Abrechnungs- und Buchhaltungssoftware kontaktieren Sie bitte das IMPARGO-Kundendienstteam.