System ERP: definicja i różnice między ERP a TMS

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning, po polsku planowanie zasobów przedsiębiorstwa) to oprogramowanie, które obsługuje główne procesy firmy w połączonych modułach: zakupy, produkcję, sprzedaż, gospodarkę magazynową, finanse i księgowość oraz kadry. Definicja systemu ERP zakłada przy tym wspólną bazę danych: wszystkie działy pracują na tych samych danych klientów, towarów i zamówień, zamiast prowadzić własne arkusze. W logistyce ERP to zwykle miejsce, w którym powstają zamówienia i faktury, a sam transport planuje się w osobnym systemie.

Moduły i historia systemów ERP

Systemy ERP wywodzą się z oprogramowania do sterowania produkcją. Pierwsze rozwiązania z lat 60. XX wieku obejmowały tylko planowanie potrzeb materiałowych (MRP). Z czasem doszły kolejne obszary działalności, a dziś ERP nie ogranicza się już do przemysłu: korzystają z niego także handel, usługi i firmy transportowe. Typowe moduły to:

• finanse i księgowość, czyli księga główna, rozrachunki i faktury,
• sprzedaż i zakupy, czyli zamówienia od klientów i zamówienia u dostawców,
• gospodarka magazynowa ze stanami i ruchami towarów,
• produkcja, w firmach, które ją prowadzą,
• kadry i płace.

Zakres zależy od dostawcy i branży. Duże systemy pokrywają niemal całą firmę, mniejsze ograniczają się do księgowości, sprzedaży i magazynu.

ERP u załadowcy i u przewoźnika

W transporcie drogowym system ERP pojawia się po obu stronach zlecenia:

• U załadowcy, czyli producenta lub firmy handlowej, ERP tworzy z zamówień klientów polecenia wysyłki. Z nich powstają zlecenia transportowe dla spedytora lub przewoźnika, a po dostawie ERP księguje wydanie towaru i wystawia fakturę.
• U przewoźnika ERP prowadzi księgowość, koszty, kadry i środki trwałe, w tym amortyzację pojazdów, oraz wystawia faktury za usługi przewozowe.

Planowania tras, opłat drogowych, czasu jazdy kierowców i komunikacji z nimi klasyczne moduły ERP nie obejmują. Te zadania przejmuje system TMS. U producenta z kilkoma zakładami ERP rejestruje na przykład przesunięcia zapasów między nimi, a samymi kursami ciężarówek zarządza oprogramowanie do transportu międzyzakładowego.

ERP a TMS

Najważniejsze różnice między ERP a TMS dotyczą zakresu, danych i użytkowników:

• Zakres: ERP obejmuje zasoby i finanse całej firmy, TMS tylko transport, czyli zlecenia, trasy, koszty przewozu, kierowców i statusy.
• Dane: w ERP są to klienci, towary, zamówienia, faktury i księgowania, w TMS przystanki, okna czasowe, pojazdy, opłaty drogowe i przewidywany czas przyjazdu.
• Użytkownicy: z ERP korzystają księgowość, zakupy, sprzedaż i zarząd, z TMS dyspozytorzy, kierowcy i obsługa klienta.

TMS nie zastępuje więc systemu ERP, tylko przejmuje część, której ERP nie obejmuje. Szerzej opisuje to hasło o platformie zarządzania transportem (TMP), w której dyspozytor planuje zlecenia, trasy i koszty. Trzecim systemem w tym układzie bywa WMS, oprogramowanie do zarządzania magazynem od przyjęcia do wydania towaru.

Jak ERP wymienia dane z TMS

Aby nikt nie przepisywał zleceń dwa razy, oba systemy wymieniają dane w dwóch kierunkach:

• z ERP do TMS trafiają zlecenia transportowe z adresami, ilościami, wagą i terminem dostawy oraz dane klientów,
• z TMS do ERP wracają statusy i potwierdzenia dostawy, rzeczywiste koszty i dane do faktury.

Technicznie odbywa się to przez elektroniczną wymianę danych EDI między systemami partnerów, przez interfejsy API albo najprościej przez eksport i import plików Excel lub CSV. IMPARGO oferuje integracje między innymi z Microsoft Dynamics, SAP Business One, SAP S/4HANA, Oracle i emediaone, a dla systemów spoza tej listy może przygotować połączenie na zamówienie.

Przy łączeniu systemów najczęściej zawodzą trzy rzeczy: nikt nie ustalił, który system jest nadrzędny dla adresów i danych klientów, statusy dostaw nie wracają do ERP, a dopłaty zapisane w TMS, na przykład za postój, nie trafiają na fakturę. Dobry test przed wdrożeniem to przejście jednego zlecenia od przyjęcia do rozliczenia i zapisanie, który system obsługuje każdy krok.