EDI w logistyce: elektroniczna wymiana danych

W logistyce skrót EDI (ang. Electronic Data Interchange) oznacza elektroniczną wymianę danych, czyli automatyczne przesyłanie ustrukturyzowanych danych handlowych między systemami informatycznymi różnych firm. Komunikaty EDI zastępują faks, e-mail i pocztę przy obsłudze zamówień, awizacji wysyłek czy faktur. Ponieważ zlecenia klientów trafiają do systemu bez ręcznego wpisywania, EDI skraca czas ich obsługi i odpowiedzi na nie.

Od e-maila z załączonym plikiem PDF EDI różni się formatem. Komunikat przychodzi w strukturze uzgodnionej wcześniej przez obie strony, więc system odbiorcy odczytuje go i przetwarza bez ponownego wpisywania. Znikają też pomyłki przy przepisywaniu adresów, mas i numerów referencyjnych. Elektroniczna wymiana danych działa jednak tylko wtedy, gdy obie firmy zapisują dane w ten sam, uzgodniony sposób.

EDI w codziennym transporcie drogowym

W transporcie drogowym EDI wygląda zwykle tak: nadawca wysyła zlecenia transportowe ze swojego systemu ERP bezpośrednio do systemu przewoźnika, przewoźnik odsyła statusy, takie jak odbiór i dostawa, a tą samą drogą wraca faktura za fracht. W standardzie EDIFACT są to komunikaty IFTMIN, IFTSTA i INVOIC. Statusy są dla nadawcy ważne, bo na ich podstawie informuje odbiorcę o dostawie i rozlicza przewóz. Status można jednak odesłać dopiero wtedy, gdy jest zapisany w systemie przewoźnika, a w wielu firmach dyspozytor nadal wpisuje go ręcznie po rozmowie z kierowcą.

Każde połączenie EDI wymaga osobnego uzgodnienia: standardu, wersji, pól i sposobu przesyłania. Ta praca kosztuje czas i pieniądze, a opłaca się głównie przy dużych, regularnych wolumenach zleceń. Mniejsi przewoźnicy często nadal otrzymują zlecenia e-mailem, jako PDF albo przez portal klienta, a część z nich zleca konwersję komunikatów dostawcy usług EDI.

Standardy EDI, API i EAI

Nadawca współpracuje zwykle z kilkoma przewoźnikami, a przewoźnik z kilkoma nadawcami, i każdy z nich korzysta z innego systemu. Bez wspólnego formatu każda para firm potrzebowałaby własnego konwertera, co jest nieopłacalne. Dlatego powstały powszechnie stosowane standardy. Najbardziej znanym międzynarodowym jest EDIFACT, standard ONZ utrzymywany przez Europejską Komisję Gospodarczą ONZ (UNECE); w niektórych regionach i branżach popularne są inne. Standard określa jednolite formaty dokumentów, dzięki czemu cyfrowe zlecenia, listy przewozowe i faktury przechodzą automatycznie między systemami kolejnych uczestników procesu. Kanał, którym płyną komunikaty, partnerzy uzgadniają osobno, dlatego samo zapewnienie, że firma „obsługuje EDI”, nie przesądza jeszcze, czy dwa systemy się porozumieją.

Nowoczesne systemy zarządzania transportem udostępniają też API: zamiast wymieniać gotowe komunikaty w plikach, jeden system pobiera dane z drugiego wtedy, gdy ich potrzebuje, albo przekazuje je od razu. EDI łączy różne firmy, a integracja aplikacji przedsiębiorstwa (EAI) łączy systemy wewnątrz jednej firmy. Wiele przedsiębiorstw korzysta z EDI i API równolegle, zależnie od partnera.