TMS (Transport Management System): Definition und Arten

Ein TMS (Transport Management System) ist eine Software, mit der Unternehmen ihre Transporte planen, ausführen, abrechnen und überwachen. Auf Deutsch heißt es auch Transportmanagementsystem. Die kurze Definition: Das TMS ist das System für alles, was zwischen dem Eingang eines Transportauftrags und der Rechnung passiert, von der Tourenplanung über Frachtkosten und Maut bis zum Abliefernachweis. Verlader, Spediteure und Transportunternehmen setzen es ein; im Straßengüterverkehr arbeiten vor allem Disponenten den ganzen Tag damit.

Funktionen eines TMS

Welche Funktionen ein TMS bietet, hängt vom Anbieter und von der Zielgruppe ab. Die meisten Systeme decken diese sechs Bereiche ganz oder teilweise ab:

• Auftragserfassung: Transportaufträge aus E-Mail, PDF, Kundenportal oder per Schnittstelle anlegen, mit Stopps, Zeitfenstern, Ladeeinheiten und Preis.
• Planung: Routen und Touren für Lkw berechnen, mit Maut, Fahrzeugmaßen, Lenk- und Ruhezeiten und der Auslastung des Laderaums.
• Disposition: Aufträge eigenen Lkw und Fahrern oder Subunternehmern zuweisen und bei Störungen umplanen.
• Ausführung und Sendungsverfolgung: Status, Position und voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) über eine Fahrer-App oder angebundene Telematik verfolgen.
• Dokumente: Frachtbrief, Auftrags-PDF und Abliefernachweis (POD) erzeugen, sammeln und mit Kunden oder Partnern teilen.
• Abrechnung und Auswertung: Rechnungen schreiben und Kosten, Erlöse und Marge je Tour, Kunde oder Lkw auswerten.

Nicht jedes TMS deckt alle sechs Bereiche ab. Viele Anbieter verkaufen ihre Software in Modulen, sodass ein Unternehmen zum Beispiel mit der Routenplanung beginnt und Auftragsverwaltung oder Abrechnung später ergänzt.

Arten von TMS

Bei den Arten von TMS unterscheidet man vor allem danach, wer das System nutzt, wie es betrieben wird und welche Verkehrsträger es abdeckt. Nach dem Nutzer gibt es drei Gruppen:

• Verlader-TMS für Industrie und Handel, die Transporte einkaufen. Im Mittelpunkt stehen Ausschreibungen, Frachtangebote, die Auswahl von Frachtführern und die Sendungsverfolgung.
• Speditions-TMS für Spediteure, die Aufträge annehmen und an Frachtführer weitergeben, oft verbunden mit Sammelgut, Lager und Zoll.
• TMS für Transportunternehmen, die eigene Lkw fahren. Hier zählen Disposition, Fahrzeug- und Fahrerkosten, Maut und die Kommunikation mit den Fahrern, wie beim Transportmanagementsystem für Frachtführer von IMPARGO.

Beim Betrieb stehen sich On-Premise-Software, die auf eigenen Servern installiert wird, und Cloud-Lösungen (Software as a Service) gegenüber, die im Browser laufen und meist im Abonnement abgerechnet werden. Ein Cloud-TMS kommt ohne eigene Hardware aus und erhält Updates zentral, dafür liegen die Daten beim Anbieter. Schließlich gibt es Systeme für einen einzigen Verkehrsträger, etwa nur die Straße, und multimodale TMS, die Lkw, Bahn, See- und Luftfracht in einer Planung verbinden.

TMS, TMP, ERP und WMS: die Abgrenzung

Ein TMS ist ein Baustein des Supply Chain Managements und arbeitet selten allein. Entscheidend ist, welches System wofür zuständig ist:

• Der Begriff Transportmanagement-Plattform (TMP), mit dem Anbieter modulare Abläufe und Integrationen betonen, wird in der Praxis meist gleichbedeutend mit TMS verwendet. Gemeint ist dann oft ein cloudbasiertes TMS mit vielen Schnittstellen.
• Das ERP-System, das Einkauf, Vertrieb und Finanzen des ganzen Unternehmens organisiert, liefert dem TMS Aufträge und Stammdaten und erhält Status und Abrechnungsdaten zurück. Lkw-Routen, Maut und Lenkzeiten bilden klassische ERP-Module nicht ab.
• Das WMS (Warehouse Management System) steuert die Abläufe im Lager, vom Wareneingang bis zur Kommissionierung. Das TMS übernimmt, sobald die Ware verladen ist.
• Telematiksysteme liefern Position und Fahrzeugdaten der Lkw. Ein TMS nutzt diese Daten für ETA und Status, ersetzt die Telematik aber nicht.

Woran Sie ein passendes TMS erkennen

Die Funktionsliste allein sagt wenig. Aussagekräftiger ist ein Test mit einem echten Auftrag aus Ihrem Alltag:

• Spielen Sie diesen Auftrag vom Eingang bis zur Rechnung durch und zählen Sie, wie oft jemand Daten abtippt.
• Prüfen Sie die Schnittstellen, die Sie wirklich brauchen: Telematik, ERP oder Buchhaltung, Frachtenbörsen, Kundenportale.
• Lassen Sie die Disponenten testen, die täglich damit arbeiten, und klären Sie, wie die Fahrer Aufträge und Dokumente erhalten.
• Vergleichen Sie das Preismodell: Manche Anbieter rechnen nach Nutzern ab, andere nach Fahrzeugen oder Aufträgen.

Für den Vergleich mehrerer Systeme helfen die Kriterien für die Wahl eines TMS, von der Bedienung bis zur Datensicherheit. Ein typischer Fehler bei der Einführung: Das neue System bildet den alten Ablauf eins zu eins nach, statt doppelte Eingaben und Medienbrüche wirklich abzuschaffen.