¿Qué es un almacén y qué funciones cumple?

Un almacén es un edificio o recinto donde se reciben, se guardan y se expiden mercancías, desde materias primas y componentes hasta productos terminados. Es el punto de la cadena de suministro en el que la carga espera entre un transporte y el siguiente, y por eso, para un transportista, cada almacén es sobre todo una parada del tour: el lugar donde el camión carga o descarga.

Qué funciones cumple un almacén

Sea grande o pequeño, un almacén cumple cuatro funciones básicas:

• Guardar stock para desacoplar la producción de la demanda: la fábrica produce por series y el cliente pide cuando lo necesita.
• Consolidar y fraccionar: recibe camiones completos de pocos proveedores y expide muchos pedidos pequeños, o al revés.
• Preparar la mercancía para el transporte: formar unidades de carga como palés, cajas o contenedores que se manipulan de una sola vez, etiquetarlas y dejarlas listas en la zona de expedición.
• Custodiar: responder de la mercancía mientras está dentro, con su inventario y sus controles.

Cómo se organizan día a día la recepción, la ubicación, el picking y la expedición lo explica la entrada sobre la gestión de almacenes y los sistemas SGA o WMS. Aquí interesa qué es un almacén como lugar, y lo que supone para quien llega con el camión.

El almacén visto desde la cabina

Para el conductor y el jefe de tráfico, un almacén se define por cuatro datos:

• Horario y ventanas horarias: muchos almacenes solo cargan o descargan en franjas fijas o con cita previa, y un camión que llega fuera de su franja espera o pierde el turno.
• Muelles: el número de muelles y si tienen rampa niveladora deciden cuánto dura la operación. Si no hay muelle, hará falta un camión con plataforma elevadora; el equipamiento del punto de descarga, de la rampa a las carretillas conviene conocerlo antes de asignar el vehículo.
• Quién carga y descarga: en los transportes sujetos a la Ley 15/2009, la carga corresponde al cargador y la descarga al destinatario, salvo que antes de presentar el vehículo se haya pactado por escrito que las haga el porteador a cambio de un suplemento sobre el precio; en paquetería y repartos de pocos bultos corresponden, salvo pacto, al porteador (art. 20). Aun así, en España el conductor de un vehículo de más de 7,5 t de MMA no puede participar en la carga ni en la descarga, salvo excepciones legales como mudanzas, cisternas, vehículos con grúa o basculantes, portavehículos o paquetería (Ley 16/1987, disposición adicional decimotercera).
• Tiempos de espera: el tiempo entre la llegada y la salida del muelle es tiempo de camión parado. Registrar la hora real de llegada (ATA), con la que se demuestra una espera, es la base para reclamarla.

Tipos de almacén

• Almacén propio o de un operador logístico: el fabricante o el distribuidor gestiona el suyo, o lo subcontrata a un operador que almacena para varios clientes.
• Centro de distribución: recibe mercancía de muchos proveedores y la reparte a tiendas o clientes finales, a menudo a diario.
• Plataforma de cross-docking: la mercancía entra y sale en pocas horas sin pasar a stock; se descarga, se clasifica por destino y se vuelve a cargar.
• Almacén frigorífico: mantiene la cadena de frío de alimentos o medicamentos y exige vehículos con temperatura controlada.
• Depósito aduanero: instalación autorizada por la aduana en la que la mercancía no perteneciente a la Unión se guarda bajo supervisión aduanera (Código Aduanero de la Unión, art. 240).

El almacén en el tour del transportista

Un mismo almacén aparece en la planificación de formas distintas:

• Origen de una carga completa: el camión carga en un muelle y va directo a un único destino; lo que cuenta es la hora de carga.
• Origen de un reparto: de un centro de distribución sale un camión con muchas paradas, cada una con su ventana horaria. Es el terreno del transporte de distribución, con varias entregas y ventanas horarias en una misma ruta.
• Destino de recogidas: varios camiones pequeños llevan mercancía a una plataforma, donde se consolida en camiones de línea.
• Punto de retorno: el almacén de un cliente puede ser el origen de la carga de vuelta y ahorrar kilómetros en vacío.

En todos los casos, el almacén condiciona el tour: un muelle que abre a las 6:00 fija la hora de salida del camión, y una descarga que se alarga dos horas retrasa todas las paradas siguientes. Por eso los datos de cada almacén (horario, tiempo de parada, si tiene muelle, quién descarga) deberían estar en su dirección antes de planificar el primer viaje, y no en la memoria del conductor que ya ha estado allí.